Listen - häufig auch Tabellen genannt - sind Grundlagen von Excel

Aber gerade bei Listen werden viele Fehler gemacht.
Ich möchte ihnen hier die wichtigsten Grundlagen zum Umgang mit Listen vorstellen.
Eine typische Liste(Ausschnitt) als Beispiel:

A B C D E F G H 1 2 Filialen Quartal Artikel Anzahl Umsatz Gewinn 3 Dortmund I.Qua. Kinderschuhe 36 2.728,80 € 791,35 € 4 Hamburg I.Qua. Kinderschuhe 39 2.956,20 € 857,30 € 5 Essen IV.Qua Pflegemittel 127 1.587,50 € 952,50 € 6 Dortmund IV.Qua Herrenschuhe 32 3.155,20 € 1.009,66 € 7

Regeln für Listen:

• Listen werden immer Vertikal aufgebaut (von oben nach unten) und nie horizontal!
  Dafür gibt es viele Begründungen:
  1. Kann man mehr Einträge nach unten erstellen als nach rechts
  2. Ist das Drucken einfacher
  3. Ist es Datenbank-konform, man kann Listen also besser nach Datenbanken transportieren
  4. Kann man besser formatieren
  5. Ist die Übersicht besser
  6. Werden horizontale Listen nur noch in Timbuktu erstellt
  
  
• In den Spalten stehen immer die gleichen Datentypen
  (Also immer Euro oder kg oder ...)
  1. Kann ich dadurch schnell formatieren, indem ich die ganze Spalte formatiere
  2. Ist auch dies wieder Datenbank-Komform
  3. Ist dies eigentlich selbstverständlich


• Haben Überschriften, die besonders formatiert sind
  (Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, Schriftdicke - nicht Zahlenformat, denn dieses wird für die ganze Spalte eingerichtet)
  1. Ist dies übersichtlicher
  2. Viel wichtiger: Excel kann dadurch besser erkennen, dass eine Liste Überschriften enthält
     (z.B. für Sortierungen, Diagramme, ...)
  
  


• Stehen immer alleine
  Keine kontaktierenden Zellen, nirgendwo rund um die Liste.
  
  Dies hat wieder mit der automatischen Erkennung von Listen durch Excel zu tun.
  Bei vielen Aktionen erkennt Excel eine Liste, wenn Sie eine Zelle in der Liste markiert haben.
  Sollten Sie aber eine Zelle irgendwo am Rand der Liste besetzen, erweitert Excel den gesamten Listenbereich um gerade diese Zeile oder Spalte.
  
  Weiterhin sollten Sie niemals mehrere Listen untereinander haben.
  Auch dies ist aus Formatierungsgründen etc... eigentlich selbstverständlich!



• Haben keinen Bruch!
  Dies meint nichts anderes, als das keine kompletten Leerzeilen oder Leerspalten in der Liste sein dürfen.
  (Wobei Spalten schon durch die Spaltenüberschriften zusammengehalten werden)
  Damit würde die Liste - Exceltechnisch gesehen - unterbrochen und Excel kann die Gesamtliste nicht mehr erkennen.
  

Der große Listentip

Um festzustellen, ob eine Liste wenigstens strukturell intakt ist, setzt selektiert man eine einzige Zelle in der Liste und drückt dann:
STRG + SHIFT + * (Letzte Taste ist die mit dem Stern - oder Pluszeichen auf der normalen Tastatur, nicht auf dem Nummernblock)
(Dies ist ein Shortcut - Siehe auch: ! Tastatur Tasten Tastenkombinationen Keyboard Shortcut)

Bei einer korrekten Liste wird diese nun komplett selektiert.

Beispiele für schlechte Listen

Schlechte Liste 1:

	Filialen	Quartal	Artikel	Anzahl	Umsatz	Gewinn
	Dortmund	I.Qua.	Kinderschuhe	36	2.728,80 €	791,35 €
	Hamburg	I.Qua.	Kinderschuhe	39	2.956,20 €	857,30 €
	Essen	IV.Qua	Pflegemittel	127	1.587,50 €	952,50 €
	Dortmund	IV.Qua	Herrenschuhe	32	3.155,20 €	1.009,66 €

Problem: eine kompette Zeile ist leer. Tatsächlich sind dadurch 2 Listen entstanden.

Schlechte Liste 2:

	Filialen	Quartal		Artikel	Anzahl	Umsatz	Gewinn
	Dortmund	I.Qua.		Kinderschuhe	36	2.728,80 €	791,35 €
	Hamburg	I.Qua.		Kinderschuhe	39	2.956,20 €	857,30 €
	Essen	IV.Qua		Pflegemittel	127	1.587,50 €	952,50 €
	Dortmund	IV.Qua		Herrenschuhe	32	3.155,20 €	1.009,66 €

Problem: eine kompette Spalte ist leer. Tatsächlich sind dadurch 2 Listen entstanden.

Schlechte Liste 3:

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1
2		Filialen	Quartal	Artikel	Anzahl	Umsatz	Gewinn
3		Dortmund	I.Qua.	Kinderschuhe	36	2.728,80 €	791,35 €
4		Hamburg	I.Qua.	Kinderschuhe	39	2.956,20 €	857,30 €	Hallo
5		Essen	IV.Qua	Pflegemittel	127	1.587,50 €	952,50 €
6		Dortmund	IV.Qua	Herrenschuhe	32	3.155,20 €	1.009,66 €
7

Problem: es gibt eine kontaktierende Zelle in H4. Damit wird die ganze Liste auf B2:H6 erweitert.

Gute Listen

Die nachfolgende Liste sieht auf dem ersten Blick nicht korrekt aus:

	A	B	C	D	E	F	G	H
1
2		Filialen	Quartal	Artikel	Anzahl	Umsatz	Gewinn
3			I.Qua.
4		Hamburg
5					127
6							1.009,66 €
7

Tatsächlich ist sie aber Exceltechnisch gesehen in Ordnung. Es gibt keine komplett leere Zeile und die Spalten sind über die Überschriften komplett. Sicherlich ist dies nicht ein Paradebeispiel für eine Liste, ich will Ihnen nur damit zeigen, dass eine Liste nicht komplett ausgefüllt sein muss. So etwas wird man schon öfter haben:

Filialen	Quartal	Artikel	Anzahl	Umsatz	Gewinn
Hamburg
Hamburg
Essen
Dortmund

Hier hat man die Liste auch intakt.

Weitere Anmerkungen und Tipps:

Wenn Sie die einfachen Regeln beherzigen, machen Sie sich das Leben leichter.

Wer sich für Datenbankexporte das Leben leichter machen will, benutzt in den Überschriften keine Sonderzeichen, Leerzeichen o.ä..

Ich persönlich beginne Listen (oder überhaupt Einträge) immer in der Zelle B2.
Dies hat den Vorteil, dass ich bei Rahmen diese besser sehe, beim Ein- und Ausblenden von Zeilen und Spalten es leichter habe, auch beim Einfügen von Zeilen oder Spalten.
(Am Ende kann man ja, so man will, Spalte A und Zeile 1 löschen oder einfach nur schmaler, kleiner machen.)