Pivot-Tabelle: Datenbereich größendynamisch anlegen

Während des Erstellens einer Pivot-Tabelle fragt ein Dialogfeld, welche Daten man analysieren möchte. Dort muss man dann den Bereich eingeben, z.B. $A$1:$D$30. Damit ist ein fester Bereich vorgegeben. Nachteilig ist dies, wenn die der Pivottabelle zugrunde liegende Datenbank in der Größe (mehr/weniger Spalten/Zeilen) schwankt, man müsste immer wieder manuell eingreifen.

Abhilfe ab Excel 2003: Datenbankbereich über eine Liste dynamisieren

Ab Excel 2003 können Sie die Datenquelle markieren und
In Excel 2003 über Menü > Daten > Liste >Liste erstellen...
Ab Excel 2007 über Hauptpunkt Einfügen dort links Tabelle
als dynamische Liste konfigurieren, so dass ergänzte Daten in der Pivot-Tabelle automatisch berücksichtigt werden beim Aktualisieren der Pivot-Tabelle.

Die letzte Zeile der Liste mit einem Sternchen wird als Einfügezeile bezeichnet. Durch Eingeben von Informationen in diese Zeile werden Daten automatisch zur Liste hinzugefügt und der Rahmen der Liste erweitert.

Wenn Sie eine Zeile oder Spalte im Listenbereich zufügen oder löschen möchten, klicken Sie auf eine Zelle in der Liste, in der eine Zeile bzw. Spalte hinzugefügt oder gelöscht werden soll. Klicken Sie im Untermenü Liste der Listensymbolleiste auf Zeile/Spalte einfügen bzw. löschen und klicken Sie dann entweder auf Zeile oder Spalte.

Abhilfe für alle Excelversionen: Datenbankbereich über Namensdefinition dynamisieren

Der Trick liegt darin, dem Datenbankbereich über Namensdefinition einen Namen zuzuweisen und den Bereich über eine Formel zu dynamisieren. Nachstehend beschreibe ich das Anlegen des Namens im Einzelschrittverfahren, damit Sie es nachvollziehen können:

• Sie befinden sich im Tabellenblatt, in dem Ihre Datenbank liegt, die Grundlage Ihrer späteren Pivot-Tabelle
• Dort gehen Sie über Menü/Einfügen/Namen/Definieren...
• Geben Sie in das aufspringende Dialogfeld Namen in der Arbeitsmappe: Datenbank ein
• Und in das Feld bezieht sich auf folgende Formel:
  
  =BEREICH.VERSCHIEBEN($A$1;;;ANZAHL2($A:$A);ANZAHL2($1:$1))



• Sie müssen berücksichtigen, dass die Überschriftenzeile mit in den Bereich fallen muss, in unserem Formelbeispiel steht die erste Datenbanküberschrift in A1
• Die Formel müssen Sie jeweils auf die erste Zelle Ihrer Datenbanküberschrift anpassen, wäre diese in C9 statt in A1, so lautet die Formel entsprechend:
  
  =BEREICH.VERSCHIEBEN($C$9;;;ANZAHL2($C:$C);ANZAHL2($9:$9))



• Zum Abschluss klicken Sie auf den Button Hinzufügen und anschließend schließen Sie das Dialogfenster durch Klick auf OK.
• Excel fügt den Tabellenblattnamen automatisch der Formel hinzu.

Ab nun deckt der Name Datenbank immer den passend großen Bereich Ihrer Tabelle ab und zwar in Bezug auf Spalten und Zeilen.


Wie bindet man den Namen nun in die Pivot-Tabelle ein?

Ganz einfach: An der Stelle, an der man normalerweise den zu analysierenden Bereich eingibt, gibt Excel nun automatisch das Wort Datenbank vor. Es wird automatisch davon ausgegangen, dass sie den Bereich dieses Namens als Grundlage Ihrer Pivot-Tabelle einsetzen möchten. (Sollten Sie dem Bereich einen anderen Namen gegeben haben, dann müssen Sie ihn an dieser Stelle eintippen.) Sie können also dieses Dialogfeld einfach über den Weiter-Button verlassen und der korrekte Bereich wird von Excel zukünftig für Ihre Pivot-Tabelle berücksichtigt.

Aktualisieren von Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht automatisch, wenn sich die der Pivot-Tabelle zugrunde liegende Datenbank ändert. Manuell können Sie das wie folgt erreichen:

• Hierfür muss sich der Cursor im Datenbereich der Pivot-Tabelle befinden
• und die Symbolleiste PivotTable muss eingeblendet sein.
  (Ist sie noch nicht eingeblendet, genügt ein Klick auf die rechte Maustaste und dort auswählen: "PivotTable-Bericht-Symbolleiste einblenden".)
• Auf dieser Symbolleiste befindet sich die Befehlsschaltfläche "Daten aktualisieren" - ein rotes Ausrufezeichen.
• Ein Klick darauf aktualisiert Ihre Pivot-Tabelle.

Diesen Vorgang kann man so verkürzen:

• Machen Sie einen Rechtsklick in den Datenbereich der Pivot-Tabelle und wählen im aufspringenden Fenster (Kontextmenü) Daten aktualisieren aus.

Durch die Dynamisierung der Datenbank wird nun auch eine eventuelle Größenänderung derselben berücksichtigt, wobei wie folgt zu unterscheiden ist:

• Hat sich die Zeilenzahl verändert - was wohl der häufigere Fall ist - fließt dies nun automatisch in die Pivot-Tabelle ein.
• Hat sich die Spaltenzahl verändert, stehen nun im Layout des PivotTable-Berichts diese als Datenfelder zur Verfügung, um sie in die Pivot-Tabelle zu ziehen. Dies ist auch sinnvoll so, weil man ja selbst entscheiden möchte, welche Spalten integriert werden. Aber ohne die Dynamik stünden sie an dieser Stelle nicht zum Einbau bereit.