Druckeinstellungen: Seite einrichten

Um Ihre Tabellenblätter nach Wunsch auszudrucken, gibt es unter Menü > Datei > Seite einrichten... die Möglichkeit, die gewünschten Einstellungen vorzunehmen.
Dieses Dialogfenster verfügt über 4 Registerblätter, deren Einstellmöglichkeiten ich Ihnen hier vorstelle:

• Papierformat
• Seitenränder
• Kopfzeile/Fußzeile
• Tabelle

Die festgesetzten Einstellungen gelten immer nur für das jeweilige Tabellenblatt. So können die Blätter in einer Datei ganz verschiedene Seiteneinrichtungen haben, was ja vorteilhaft ist, da der Tabellenaufbau ja auch sehr unterschiedlich sein kann.

Hat man dort die nötigen Einstellungen getroffen, reicht ein Klick auf das Druckersymbol in der Symbolleiste Standard; ohne weitere Rückfragen druckt Excel dann aus.

Folgende Schaltflächen wiederholen sich auf jedem Registerblatt, deshalb diese vorab:

Schaltflächen auf allen Registerblättern identisch: Drucken… Drucker auswählen dies können Sie über Dropdown machen. Angeboten werden alle auf dem Rechner installierten Drucker. Ausgabe in Datei umleiten sinnvoll, wenn Sie später von einem anderen PC aus ausdrucken möchten, auf dem die Datei nicht ist. Dafür müssen Sie aber den Drucker des anderen PC's auf Ihrem System installiert haben und ihn vorher auch auswählen. Druckbereich als Druckbereich können Sie Alles oder bestimmte Seiten wählen Exemplare als Standard wird hier 1 vorgegeben. Diese Zahl können Sie nach Wunsch erhöhen, um den Druckauftrag nicht mehrfach erteilen zu müssen. Ebenfalls können Sie hier anhaken, ob sortiert gedruckt werden soll (bei mehreren Seiten) Drucken hier haben Sie die Auswahl zwischen: Markierung - gesamte Arbeitsmappe - ausgewählte Blätter; Standardmäßig geht Excel von ausgewählte Blätter aus, was sich, insofern Sie Blätter nicht gruppiert haben, auf das aktive Blatt bezieht Schaltfläche Vorschau zeigt Ihnen die Seitenansicht an und Sie können vor Ausdruck nochmal korrigierend die Seiteneinrichtung ändern, wenn Ihnen das Ergebnis nicht zusagt. Nutzen Sie dies, um Papier zu sparen! Schaltfläche OK startet den Ausdruck mit den gewählten Einstellungen und schließt gleichzeitig den Dialog Schaltfläche Abbrechen bricht den Ausdruck ab und schließt gleichzeitig den Dialog Seitenansicht zeigt Ihnen die Seitenansicht an und Sie können vor Ausdruck nochmal korrigierend die Seiteneinrichtung ändern, wenn Ihnen das Ergebnis nicht zusagt. Nutzen Sie dies, um Papier zu sparen! Optionen… hierüber gelangen Sie zu den Einstellungen des ausgewählten Druckers. An dieser Stelle können Sie auch Papierformate benutzerdefiniert festlegen OK damit halten Sie die gemachten Einstellungen fest und verlassen den Dialog. Endgültig wirkt sich das natürlich erst durch Speichern der Datei aus Abbrechen dadurch erhalten Sie die bisherigen Einstellungen - getätigte Änderungen wirken sich nicht aus - das Dialogfenster wird geschlossen

Auch aus der Seitenansicht heraus können Sie das Dialogfenster Seite einrichten erreichen, indem Sie auf die Schaltfläche Layout klicken. Aber: Aus diesem Umfeld heraus sind im Register Tabelle nicht alle Einstellungen ansprechbar.

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Register: Papierformat

Einstellungen Papierformat Orientierung Hoch-/ Querformat wählen Sie durch Klick auf das Optionsfeld aus, ob die Tabelle im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll Skalierung Verkleinern/ Vergrößern wenn Sie dieses Optionsfeld anklicken, können Sie einen Prozentwert eingeben, der vorgibt, ob der Ausdruck proportional anders ausfallen soll als die Bildschirmansicht Anpassen durch Anklicken dieses Optionsfeld können Sie erzwingen, auf wieviel Seiten breit bzw. hoch gedruckt werden soll. Bleiben Sie hier in realistischen Bereichen, sonst wird der Ausdruck unleserlich. Da jeder Drucker eigene Seitenrandeinstellungen mitbringt, ist das aber z.B. eine günstige Stelle um kleinere Toleranzen auszugleichen, wenn die Tabelle auf verschiedenen Druckern ausgegeben werden soll Papierformat dies ist über den Dropdownpfeil auszuwählen. Sie können auch benutzerdefinierte Druckformate auswählen. Anlegen müssen Sie diese aber nicht hier, sondern unter den Druckeinstellungen Ihres Druckers Druckqualität auch diese können Sie über Dropdown auswählen. Zur Verfügung stehen: Hoch - Mittel - Niedrig - Entwurf. Es ist eine Frage der Druckkosten, dass Sie hier jeweils das Nötige auswählen Erste Seitenzahl standardmässig gibt Excel hier Automatisch vor. Somit beginnt es mit Seite 1. Indem Sie hier eine andere Zahl eingeben, erhält die Seite 1 diese Seitenzahl und die Folgeseiten werden entsprechend hochgezählt. Wichtig: Excel druckt Seitenzahlen nur dann aus, wenn Sie Seitenzahlen in der Kopf- oder Fußzeile integrieren

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Register: Seitenränder

Einstellungen Seitenränder Oben, Unten, Links, Rechts hier geben Sie die gewünschten Seitenränder für Ihre Tabelle jeweils in cm an. Beachten Sie, dass jeder Drucker bestimmte (aber verschiedene) Minimalränder mitbringt. Hier 0 vorzugeben, ist also wirkungslos. Siehe nachstehenden Tipp zur Ermittlung der Minimalränder Kopfzeile, Fußzeile hier geben Sie den gewünschten Abstand in cm zu den Blattober- und Unterkanten ein. Dieser Wert muss kleiner sein als die Tabellenränder, weil ansonsten bei vollem Blatt die Kopf- und Fußzeilen in den Tabellenbereich gedruckt würden. Die linken und rechten Seitenränder der Kopf- und Fußzeilen sind fest in Excel verankert und nicht änderbar. Auf der Seite zentrieren Horizontal/ Vertikal standardmäßig ist hier nichts angehakt und der Ausdruck erfolgt ausgerichtet an der Oberkante und linken Seitenkante. Durch anhaken der Kontrollkästchen legen Sie fest, ob die Tabelle horizontal und/oder vertikal zentriert ausgedruckt werden soll

Tipp: Wie findet man die minimalen Seitenränder seines Drucker heraus?

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und schreiben etwas hinein. Gehen Sie dann dort über Menü > Datei > Seite einrichten... und setzen im Registerblatt Seitenränder alle 4 Ränder auf 0. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK. Nun erscheint eine Meldung, dass die Maße außerhalb des bedruckbaren Seitenbereichs gesetzt sind. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Korrigieren. Nun sehen Sie in den 4 Textfeldern die minimalen Kantenbereiche Ihres Druckers. Brechen Sie den Dialog ab und schließen die Word-Datei ohne speichern.

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Register: Kopfzeile/Fußzeile



Die Kopf- und Fusszeile kann jeweils nur bis zu 255 Zeichen aufnehmen. Standardmäßig sind sie leer. Die Schaltflächen benutzerdefierte Kopfzeile... und benutzerdefinierte Fußzeile... bieten uns jeweils die gleichen Möglichkeiten für Blattanfang und -ende. Was hier vorgegeben wird, erscheint automatisch auf jedem Ausdruck, nicht nur auf Seite 1.

Klicken wir nur beispielsweise auf die Schaltfläche benutzerdefinierte Kopfzeile... , springt ein weiteres Dialogfenster auf, welches die Kopfzeile zum einen in drei Bereiche einteilt (linker, mittlerer und rechter Abschnitt), die wir nach Wunsch befüllen können oder (teilweise) ungenutzt lassen. Im neuen Dialogfenster findet sich auch eine Symbolleiste.

Befinden wir uns nun mit dem Cursor in einem der Abschnitte, können wir dort Text eintippen oder dynamische Angaben über die Icons festlegen bzw. mit unserem Text kombinieren. Hier eine Abbildung der angebotenen Icons, durch Anklicken derselben werden wie unten beschrieben dynamische Platzhalter in die Abschnitte eingefügt:

Die Icons (von links nach rechts) Schrift hierüber können wir die Schrift wie gewohnt bezüglich Größe, Schriftart, Farbe usw. einstellen. Wir können dieses Icon auch im Nachhinein auf markierten Text in den jeweiligen Abschnitten anwenden. So kann auch innerhalb eines Abschnitts die Formatierung wechseln Seite nach Klick auf dieses Icon erscheint im markierten Abschnitt &[Seite]. Damit wird die Seitenzahl des jeweiligen Blattes ausgegeben. Seiten nach Klick auf dieses Icon erscheint im markierten Abschnitt &[Seiten]. Damit wird die Gesamtseitenzahl der Tabelle ausgegeben. Sinnvoll ist eine Nutzung in der Form: Seite &[Seite] von &[Seiten] Seiten Datum nach Klick auf dieses Icon erscheint im markierten Abschnitt &[Datum]. Damit wird das Datum des Ausdrucks ausgegeben Zeit nach Klick auf dieses Icon erscheint im markierten Abschnitt &[Zeit]. Damit wird die Uhrzeit des Ausdrucks ausgegeben Pfad und Datei nach Klick auf dieses Icon erscheint im marktierten Abschnitt &[Pfad]&[Datei]. Auch bei Verschiebung oder Umbennenung der Datei passt sich die Ausgabe dynamisch an Datei nach Klick auf dieses Icon erscheint im marktierten Abschnitt &[Datei]. Auch bei Umbennenung der Datei passt sich die Ausgabe dynamisch an Register nach Klick auf dieses Icon erscheint im marktierten Abschnitt &[Register]. Auch bei Umbennenung des Tabellenblatts passt sich die Ausgabe dynamisch an Grafik einfügen diese Option steht erst ab Excel 2002 zur Verfügung. Nach Klick auf das Icon können Sie die gewünschte Grafik auf Ihrer Festplatte auswählen und im Abschnitt erscheint anschließend &[Grafik]. Grafik formatieren diese Option steht erst ab Excel 2002 zur Verfügung. Wenn Sie die Größe der Grafik anpassen wollen oder sonstige Bildformatierungen vornehmen möchten, markieren Sie den Platzhalter &[Grafik] und klicken Sie dann auf das Symbol Grafik formatieren

Tipps am Rande:

• wollen Sie das &-Zeichen in der Kopf- oder Fußzeile ausgeben, dann müssen Sie es dort bei Erfassung verdoppeln; Beispiel: Firma Braun & Co. - dafür müssen Sie erfassen: Firma Braun && Co.
• um Grafiken in Versionen unter Excel 2002 einzufügen (z.B. Firmenlogo, das auf jeder Seite erscheinen soll), müssen Sie diese im Kopfbereich der Tabelle einfügen. Diese Zeilen müssen dann aber als Wiederholungszeilen im Register Tabelle festgelegt werden

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Register: Tabelle

Einstellungen Tabelle Druckbereich standardmäßig leer und Excel geht vom gesamten genutzten Bereich Ihres Tabellenblatts aus. Diesen können Sie einschränken, wie in der Abbildung gezeigt auf den gewünschten Bereich. Sie können auch mehrere Bereiche definieren, dann jeweils durch Semikolon getrennt; Excel druckt dann aber jeweils jeden Bereich auf ein separates Blatt; Eingabe dann z.B. A1:D30;R5:V45 Drucktitel Wiederholungs-zeilen oben: standardmäßig leer. Wollen Sie erreichen, dass jeweils bestimmte Zeilen auf jedem Blatt ausgedruckt werden, dann können Sie diese wie im Beispiel vorgeben Wiederholungs-spalten links: standardmäßig leer. Wollen Sie erreichen, dass jeweils bestimmte Spalten auf jedem Blatt ausgedruckt werden, dann können Sie diese wie im Beispiel vorgeben Drucken Gitternetzlinien dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn Sie Gitternetzlinien ausdrucken möchten Schwarzweiß-druck dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn Sie einen Schwarzweißdruck wünschen Entwurfsqualität dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn Sie sparen möchten Zeilen- und Spalten-überschriften dieses Kontrollkästchen anhaken, wenn Sie Zeilen- und Spaltenüberschriften mitausgedruckt haben möchten Kommentare hier wählen Sie über Dropdown aus, ob keine Kommentare, ob sie am Ende des Blatts oder wie auf dem Blatt angezeigt ausgedruckt werden sollen Fehlerwerte als: hier wählen Sie über Dropdown aus, ob Fehlerwerte wie in der Tabelle dargestellt ausgedruckt werden sollen, diese Zellen im Ausdruck leer erscheinen sollen, oder ob unabhängig von der Art des Fehlers als -- oder #NV in den Zellen erscheint. Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Ansicht auf dem Bildschirm aus, nur auf den Ausdruck Seitenreihen-folge Seiten nach unten, dann nach rechts abgesehen von der Druckreihenfolge ist diese Einstellung wichtig, wenn Sie Seitenzahlen in den Kopf- oder Fußzeilen ausgeben. Es hängt von Ihrem Tabelleninhalt ab, welche Einstellung sinnvoll ist; die Auswahl erfolgt über die Optionsfelder Seiten nach rechts, dann nach unten