Drucken verschiedener Ansichten mit dem Bericht-Manager

Sie möchten verschiedene Bereiche aus einem oder mehreren Tabellenblättern makrofrei am Stück drucken? Eventuell auch je nach Bereich mit verschiedener Seiteneinrichtung, z.B. die Orientierung teils im Hoch-, teils im Querformat ausgerichtet? Und es soll eine fortlaufende Seitenzahl eingefügt sein?

Das können Sie über den Bericht-Manager erreichen. Der Bericht-Manager ist ein Add-In (Bericht.xla). Vor Excel 2002 wurde es mit dem Programm mitgeliefert, seitdem steht es nur als separater Download seitens Microsoft zur Verfügung. Sollten Sie dieses noch nicht installiert und aktiviert haben, können Sie es sich hier herunterladen (die Installations- und Aktivierungsanweisungen finden Sie dort ebenfalls): Download Add-In Bericht-Manager

Nach Installation und Aktivierung des Add-Ins finden Sie unter Menü > Ansicht den neuen Menüpunkt Bericht-Manager.... Nun legen Sie als nächstes benutzerdefinierte Ansichten an pro Bereich, der später in Ihrem Ausdruck enthalten sein soll. Und diese verschiendenen Ansichten werden anschließend im Bericht-Manager zu einem Bericht kombiniert und können ab dann in dieser Zusammenstellung am Stück ausgedruckt werden. Die Zusammenstellung ist aber auch noch nachträglich veränderbar. Nachdem Sie einen Bericht hinzugefügt haben, wird dieser zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert. Nachstehend beschreibe ich Ihnen das Anlegen eines solchen Berichts in Schritten.>

1. Schritt: Allgemeingültige Seiteneinrichtung festlegen

Legen Sie zunächst unter Menü > Datei > Seite einrichten die Druckeinstellungen fest, die für alle Bereiche gelten sollen. Und zwar für alle Tabellenblätter, aus denen Bereiche in den Bericht fallen werden. Besonders wichtig ist, dass Sie jetzt schon die Seitenzahl in Kopf-/oder Fußzeile aufnehmen.>

2. Schritt: Erfassung von benutzerdefinierten Ansichten

Kurzinformation zur benutzerdefinierten Ansicht
Durch das Speichern von benutzerdefinierten Ansichten wird festgehalten, wie das Tabellenblatt unter dieser Ansicht aussehen soll. Dabei wird jeder gewünschten Ansicht ein Name zugeordnet und über den Aufruf dieses Namens wieder der gleiche optische Zustand hergestellt, wie ursprünglich gespeichert. Unter benutzerdefinierter Ansicht kann man z.B. Formatierung, Autofilter, Druckbereich, Fensterfixierung, Zeilen und Spalten ein-/ausblenden speichern, so dass ein und das gleiche Tabellenblatt mit einem Klick ein anderes Aussehen erhält.
Wir machen uns für unseren Zweck das Festhalten der verschiedenen Druckeinstellungen zu Nutze.

Pro Bereich, den wir in unseren Bericht zum Ausdruck einbinden wollen, legen wir eine benutzerdefinierte Ansicht an. Hier erkläre ich Ihnen, wie Sie die benutzerdefinierte Ansicht für den ersten Druckbereich festlegen:>

• richten Sie die Seite ein, so wie der erste Druckbereich erscheinen soll
• wichtig ist die Festlegung des Druckbereichs für den Bereich, der genau diese Druckeinstellungen haben soll
• dann gehen Sie über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten....
• im aufspringenden Dialogfeld auf den Button Hinzufügen... klicken
• eingeben unter Name: Bereich1 (die nächsten Ansichten dann Bereich2, Bereich3 etc.)
• Mit dem Ok-Button bestätigen

Wiederholen Sie das Anlegen benutzerdefinierter Ansichten, bis Sie alle Bereiche erfasst haben, jeweils mit dem passenden Druckbereich und der gewünschten Seiteneinrichtung. Die Bereiche können auf verschiedenen Tabellenblättern liegen.

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• Zum Aufruf einer benutzerdefinierten Ansicht gehen sie über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten..... Im aufspringenden Dialogfeld wählen Sie die gewünschte Ansicht durch anklicken aus und klicken auf den Button Anzeigen
• Ändern können Sie benutzerdefinierte Ansichten nicht. Dann müssen Sie diese löschen und neu hinzufügen
• zum Löschen einer benutzerdefinierten Ansicht gehen sie über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten..... Im aufspringenden Dialogfeld wählen Sie die gewünschte Ansicht durch anklicken aus und klicken auf den Button Löschen

3. Schritt: Bericht erstellen

Das Erstellen eines Berichts ist nichts anderes als das Zusammenfügen verschiedener benutzerdefinierter Ansichten in beliebiger Reihenfolge. Innerhalb einer Datei können Sie verschiedene Berichte erfassen. Die Berichte werden beim Speichern als integraler Bestandteil der Datei mitgespeichert. Gehen Sie zur Berichtserstellung wie folgt vor:
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• gehen Sie über Menü > Ansicht > Bericht-Manager...
• klicken Sie im aufspringenden Dialogfenster auf die Schaltfläche Hinzufügen. (Von diesem Dialogfenster aus können Sie bestehende Berichte über Schaltflächen auch Drucken, Bearbeiten und Löschen)
• im nächsten Dialogfenster geben Sie einen Berichtsnamen ein, z.B. Bericht1
• wählen Sie im Dropdown das Tabellenblatt Ihres ersten Druckbereichs aus
• haken Sie Ansicht an und wählen im Dropdown die entsprechend von Ihnen angelegte benutzerdefinierte Ansicht aus
• klicken Sie auf die Schalftfläche Hinzufügen, dadurch wird der Bereich dem Bericht zugefügt
• diese Schritte wiederholen Sie, bis Sie alle Bereiche eingebunden haben
• Sie können die Bereich innhalb des Berichts über die Schaltflächen nach oben oder unten verschieben oder auch löschen
• wenn der Bericht eine forlaufende Seitenzahl erhalten soll, haken Sie das entsprechende Kontrollkästchen an
• anschließend verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK

4. Schritt: Bericht drucken

• gehen Sie über Menü > Ansicht > Bericht-Manager...
• markieren Sie im aufspringenden Dialogfenster den Bericht, den Sie ausdrucken möchten
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken
• im nächsten Dialog werden Sie nach der gewünschten Anzahl der Ausdrucke gefragt
• durch Klick auf die Schaltfläche OK starten Sie den Ausdruck
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